Важные правила написания делового письма

Правила написания делового письма

Для осуществления деловой деятельности требуется передавать информацию от одной организации другой.

Как правило, каждая крупная компания имеет свои правила написания делового письма, а инструкции являются обязательными к изучению сотрудниками.

Тем не менее, существуют определенные стандарты и правила оформления делового письма, действительные для всех компаний.

Деловое письмо, которое написано правильно, должно быть:

• обязательно проверено на правдивость информации;
• изложено максимально емко и кратко. Как правило, оно не занимает больше одной стандартной страницы;
• быть лишено "воды" и рассуждения;
• быть нейтральным и доброжелательным;
• написано с помощью логической оценки.

Виды делового письма

Для каждого случая должен быть использован свой вид делового письма.

Все документы можно поделить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, которые его не требуют.

Каждый вид имеет свои правила написания делового письма. Если в документе высказана просьба или запрос, то на такое письмо нужно дать немедленный ответ.

К письмам, которые не требуют ответа, можно отнести:

• предупреждения;
• напоминания;
• пригласительные письма;
• документы с согласием или отказом;
• сопроводительные письма;
• письма с гарантиями;
• извещения;
• распоряжения.

Этика делового документа

Кроме того, что в любом документе должны быть соблюдены правила оформления делового письма, оно также должно быть написано без завуалированного негатива.

Даже если документ написан безупречно с точки зрения правил, неуважение в письме способно создать отрицательное впечатление об авторе и компании.

Важно обратить внимание на следующие моменты:

• тон общения;
• избегать констатаций;
• убедительность письма;
• употреблять устойчивые формулировки;
• вежливость;
• повторение просьбы указывает на понимание автора сути проблемы;
• рациональность.

Бланк делового документа

Главный элемент письма – фирменный бланк с печатью и логотипом.

Это подчеркивает репутацию и солидность компании. Все элементы оформления бланка должны согласовываться и закрепляться приказом директора.

Также существует ГОСТ Р 6.30, который входит в правила написания делового письма.

Бланк письма должен:

•  передавать информацию о компании (адрес, телефон, сайт, почта);
•  соблюдать стандартные поля (отступ слева на 20 мм, на 10 мм справа и 20 мм по другим сторонам);
•  содержать верхнюю нумерацию;
•  иметь подпись директора. Правила оформления делового письма не допускают отправку документа без отличительной подписи, представляющей собой инструмент идентификации.
  
  

Оформление делового письма

Правила оформления делового письма нередко срабатывают как визитная карточка компании, указывая на компетентность компании.

Важно, чтобы оно было не только написано на фирменном бланке, но и отвечало общепринятым стандартам:

•  левый верхний угол письма используется для обозначения номера и указания даты написания;
•  в правом верхнем углу пишется название организации, а также фамилия адресата и занимаемая им должность;
•  левый нижний угол – место для указания фамилии и данных директора, а также его подписи;
•  левый нижний угол с отступом вниз на 2 см должен содержать также и фамилию автора письма;
•  письмо должно иметь три абзаца и включать суть документа, объяснение просьбы, а также дополнительную информацию;
•  деловое письмо должно завершаться выражением благодарности. Правила написания делового письма разрешают использование формулировки «Искренне Ваш (имя)».
• содержание письма
  
  

Правила написания делового письма предусматривают также инструкцию по содержанию, что правильно будет разделить на три части:

• Вступление, где излагаются важные моменты документы, а также используются такие стандарты как «Довожу до сведения…», «Прошу…». В деловом письме применяется местоимение Вы с большой буквы, что говорит об уважении к собеседнику;

• Середина или основная часть раскрывает содержание. Здесь должны быть кратко и четко приведены факты, имена, цифры;

• Заключение. Как правило, эта часть письма содержит просьбу. Также к документу могут быть прикреплены пронумерованные приложения, о которых упоминается в письме. Это могут быть копии договоров, акты и многое другое.

Языковые формулы

Правила написания делового письма включают в себя не только стандартизацию изложения, но также определенную лексику, страдательные конструкции, лаконичные предложения и устойчивые шаблонные обороты, с которыми должен быть знаком автор. Языковых формул в русском языке очень много.

Приведем лишь некоторые из них, которые входят в правила оформления делового письма:

• Направляем Вам согласованный/одобренный/принятый...;
• В связи с...;
• В соответствии с...;
• В подтверждение нашего согласия...;
• Просим Вас...;
• С наилучшими пожеланиями;
• Всегда рады…;
• Сообщаем, что... и.т.д.

Использование сокращений

Сокращения и термины являются еще одной важной частью деловой речи. Как и соблюдаемые правила оформления делового письма, они указывают на уровень организации, на ее уважительное отношение к деловому собеседнику.

Деловая речь должна иметь ряд общепринятых и понятных всем сокращений, которые делятся на два типа и составляют правила написания делового письма:

• аббревиатурные сокращения сложных и длинных слов (ООО, ГОСТ, зам., и.т.д.);
• а также сокращения обозначений (кв. м, л., и.т.д.);
• в отдельный список можно отнести географические названия, названия районов и многое другое.

В качестве заключения хочется добавить, что правила оформления делового письма обязывают использовать одинаковый стандартный шрифт.

Как правило, это Times New Roman (кегль 12). В данной статье представлен лишь минимум, необходимый для написания текста.

Освоив, азы данного вопроса, возможно вам станет интересно сложно ли быть руководителем.

Дальнейшее изучение правил ведения деловой переписки поможет обогатить полученные знания.